I medfør af persondataloven og persondataforordningen skal Grundejerforeningen Enebærvænget/Sommerland 1-65 hermed redegøre for opbevaring og brug af oplysninger om foreningens medlemmer.
Foreningen opbevarer følgende oplysninger om foreningens medlemmer:
Oplysningerne anvendes til kommunikation mellem foreningen og de enkelte medlemmer, herunder udsendelse af indkaldelse til generalforsamlinger, udsendelse af opkrævning af kontingent og udsendelse af nyhedsbreve. Herudover anvendes oplysningerne til opkrævning og administration af indbetalinger af kontingent.
Oplysningerne opbevares som følge af regnskabsmæssige og forældelsesretlige regler i op til fire år efter, at medlemmet ophører med at være medlem af foreningen, hvorefter de slettes. Hvis medlemmet har gæld til foreningen, opbevares oplysningerne dog i op til fire år efter, at gældsforholdet er afsluttet.
Oplysningerne videregives ikke til enkeltpersoner, selskaber, foreninger eller andre. Dog kan oplysninger overlades til en ekstern rådgiver til løsning af konkrete opgaver for foreningen, for eksempel til en advokat med henblik på opkrævning af gæld til foreningen.
Desuden videregives oplysninger til foreningens medlemmer om foreningens ”indbrudsnetværk”, der består af de af foreningens medlemmer, der ønsker at kunne blive kontaktet i tilfælde af indbrud eller andre uregelmæssigheder. Oplysningerne videregives i form af en liste indeholdende medlemmets navn, telefonnummer og e-mailadresse. For at kunne blive optaget på listen skal foreningens medlemmer positivt tilkendegive over for bestyrelsen, at de ønsker at blive optaget i ”indbrudsnetværket”, og at de accepterer videregivelse af oplysninger som beskrevet.
Alle oplysninger opbevares af foreningens kasserer på kassererens personlige PC med backup på et separat USB-stik. Herudover opbevarer foreningens formand oplysninger om medlemmernes navne, adresser, eventuelle telefonnumre og eventuelle e-mailadresser på formandens personlige PC med backup på Dropbox.
Foreningens dataansvarlige er foreningens kasserer.